Konferanse

En konferanse er ikke bare en samling der viktige saker drøftes – den er også verdifull som møteplass. For å få best mulig utbytte av konferansen bør den planlegges i god tid. Her er 5 trinn til en vellykket konferanse.

Har du et viktig tema du ønsker å drøfte med dine bransjekolleger, eller et budskap du ønsker å formidle? Da er det på tide å kalle inn til konferanse! Konferanser er en ideell arena for diskusjoner og idémyldring, og er ofte et kjærkomment avbrekk i hverdagen. Det er både nyttig og berikende å møte sine forbundsfeller eller kolleger på en jevnlig basis for å drøfte ulike sider ved arbeidslivet eller organisasjonen. På en konferanse får man dessuten anledning til å knytte nye og viktige kontakter. Men det tar tid å planlegge et større arrangement som en konferanse er. Her er noen tips til hva som skal til for å skape en vellykket samling.

1. Å planlegge en konferanse

2. Velg riktig konferanselokale

3. Dialog med arrangørstedet

4. Lage program til konferansen

5. Mat og drikke på konferansen

Scroll lenger ned for å lese mer utfyllende om hvert punkt.

Våre konferanselokaler: Stratos Oslo Event Hub Nedre Løkka Bygdøy Allé 3

Sett av god tid til planlegging

Store møtelokaler, et sammensurium av mennesker. Konferanser kan av og til føles overveldende og forvirrende hvis ikke alt går etter planen. Andre ganger går alt som smurt, og det kan det virke som om timene bare flyr avgårde. Da har man gjort noe riktig som arrangør! 

Bak en vellykket konferanse ligger nemlig et grundig forarbeid. Det er viktig å ta seg god tid til planleggingen, og det første som må på plass er en klar og tydelig målsetting: Hva er hensikten med konferansen, og hva ønsker man å oppnå? Hva har man lyst til at deltakerne skal sitte igjen med når samlingen er over? Hvor går eventuelt veien videre? 

Ved større konferanser trenger man et godt prosjektteam rundt seg for å få det hele i havn. Gode medarbeidere med kompetanse på hvert sitt felt er alfa og omega både i planleggingsfasen og under selve arrangementet. En god idé er å skaffe samarbeidspartnere som også kan bidra i prosessen, for eksempel ved at man i fellesskap formulerer et slagord for konferansen og jobber sammen om markedsføringen. Dette vil i tillegg redusere kostnadene for hver av partene og på den måten gi større valgmuligheter i jakten på det perfekte konferanselokalet.

Velg riktig konferanselokale

Et lokale kan være med på å skape en god ramme rundt konferansen og løfte arrangementet med flere hakk. Det er derfor ganske viktig hvor du velger å legge konferansen, og hvilke fasiliteter lokalet har. Hva er hensiktsmessig for akkurat din konferanse? 

Antall deltakere er også avgjørende. Det betyr endel for trivselen at lokalet har riktig størrelse, altså at det hverken er for stort eller for lite, at ventilasjonen er god og at fasilitetene svarer til forventningene. Er det snakk om en større konferanse, trenger man kanskje et auditorium eller en større forelesningssal til samlingen, mens mindre konferanser kanskje ikke krever mer enn et stort møterom. Vurder om det vil være behov for mindre grupperom i tillegg, og ikke minst hvilke tekniske hjelpemidler som trengs. Det er lurt å føre en liste over de ulike kravene man har og ta med denne når man går på befaring. 

En annen viktig ting å se etter, er hvilke mattilbud som finnes på konferansestedet. De fleste lokaler tilbyr konferansepakker med lunsj- og ev. middagsmeny, enten via eget kjøkken eller catering. Hvordan er beliggenheten, og er det hoteller i nærheten av lokalet? Dette er spesielt viktig hvis du planlegger å invitere folk som bor andre steder. Et godt konferanselokale bør også ha fasiliteter som gir anledning til mingling i pausene, som for eksempel en foajé, kafé eller kantine. Det er en stor fordel om stedet har greie oppholdsrom og gjerne også en uteplass der man kan trekke frisk luft. Omgivelser som gir en avslappet og hyggelig ramme rundt konferansen, gir også en bedre møteplass.

Stor eller liten konferanse? Vi har lokaler i alle størrelser

Det er ikke så mange konferanselokaler i Oslo som kan huse flere hundre, men vi har to store konferansesteder; Oslo Event Hub og Stratos. Skal du arrangere en mindre konferanse eller et seminar, har vi møterom og seminarrom med ulike løsninger på Bygdøy Allé 3 og Nedre Løkka. Alle stedene våre har toppmoderne teknisk utstyr, gode fasiliteter og tilbud om ekstra aktiviteter.

Hva er fordelene med å legge konferansen til Oslo sentrum? Først og fremst er det en super konferanseby med kompakt sentrum og kort vei til de fleste konferanse- og møtelokaler. Du finner også et stort utvalg av hoteller i sentrum, og tilgang på kollektivtransport døgnet rundt. Det er derfor enkelt for konferansedeltakerne å ta seg en runde i byen etter endt dag. 

Etter den faglige biten er det mange som vil mingle for å utveksle fag og ideer, og her finnes det flere muligheter. I tillegg til rene konferanselokaler, har vi også en restaurant og flere barer i vår “familie” som man kan reservere til felles middag og en liten feiring. For en mindre gruppe som ønsker afterdrinks etter at den faglige biten er over, kan vi anbefale cocktailbaren F6 på Solli plass – et intimt og hyggelig lokale med plass til 40–90 personer. Ønsker dere en litt mer uformell setting, er den historiske baren Justisen på Youngstorget helt perfekt. Begge steder er det mulig å forhåndsbestille tapas eller fingermat. Natteravner som vil ut og danse, kan avslutte kvelden på nattklubben IVY – også den ligger sentralt ved Solli Plass.

Hvilke behov har du?

Når du leier lokale til konferanse eller møterom hos byOSLO, vil en personlig planlegger hjelpe deg med å planlegge arrangementet og koordinere alle leveranser og bestillinger.

Kontakt oss for å gå gjennom behovene dine over en kaffe.

3. Ha en god dialog med arrangørstedet

Når man har sett seg ut et egnet konferanselokale, med eller uten samarbeidspartnere, er det viktig å opprette kontakt med stedets personale og komme raskt i dialog om den praktiske tilretteleggingen. Velg gjerne ut en i prosjektteamet til å være ansvarlig for kommunikasjonen videre. Etter hvert er det viktig at man selv oppsøker lokalet i forkant av konferansen for å gjøre seg kjent med forholdene der. Er lokalene slik du så for deg, og oppfyller de kravene du har satt? Husk å gi arrangørstedet beskjed hvis det er blitt endringer i programmet, eller om det kommer deltakere med særskilte behov – som for eksempel funksjonshemmede eller deltakere med ulike matintoleranser, slik at de kan legge alt til rette på best mulig måte.

4. Sørg for et romslig program

Gå sammen med prosjektteamet om å lage en kjøreplan for konferansen. Finn ut hvor mye tid dere vil bruke på hvert programinnslag, og hvor mye tid som skal settes av til mingling, pauser og eventuelt sosiale aktiviteter. Når dette er klart, kan man hente inn en konferansier til å holde oversikt over konferansens forløp og introdusere foredragsholdere og talere. Det er viktig å unngå et altfor stramt program, da det vil føles stressende både for deg som arrangør og for deltakerne. 

Endringer og tekniske feil kan også oppstå underveis, og da er det lurt å ha litt slingringsmonn. Ta også høyde for at noen kan trenge ekstra tid til innleggene sine, og at det er rom for diskusjoner i etterkant samt gode pauser innimellom. Det er i pausene man får anledning til å skaffe nye kontakter og ta opp tråden med gamle kolleger. Mens noen fordyper seg i diskusjoner og samtaler, foretrekker andre å slappe av i en godstol i et hjørne mens de leser mail, eller gå ut for å trekke frisk luft. 

En konferanse kan fort bli fagtung og det kan være krevende for deltakerne å holde fokus gjennom hele dagen. Derfor er det lurt å legge inn et humoristisk innslag for å holde engasjementet oppe. Dette vil skape en deilig kontrast til det faglige og bidra til å løse opp stemningen. Hør med konferansestedet om de har noen kontakter eller forslag til innslag – kanskje har de et nettverk du kan bruke? 

En hyggelig sosial aktivitet er også med på å øke den positive opplevelsen av konferansen. Forhør deg gjerne med lokalets kontaktperson om de har noen egne opplegg på stedet. Hvis det er lagt opp til en middag etter konferansen, bør du legge opp til litt space – minimum 1 time – slik at gjestene får mulighet til å koble av litt og mingle før man går til bords. Noen av de større konferanselokalene har flere saler og områder der man kan oppholde seg uforstyrret mens middagsbordet blir dekket. 

5. Mat og drikke på konferansen

Hvor ofte har man ikke sittet på langtekkelige møter eller konferanser og sett fram til en god kaffepause? Når mange mennesker samles til konferanse med foredrag og presentasjoner hele dagen, kan det fort trekke ut i tid. Selv om temaene er interessante, kan tankene lett vandre avsted og resultatet blir ukonsentrerte og søvnige deltakere som tenker på hva de skal ha til middag eller på de mange mailene som ligger og venter. Konferansetretthet er et begrep som brukes stadig oftere i slike sammenhenger. For deg som arrangør er det viktig å følge med på hvordan folk har det, om de følger med og stiller spørsmål, eller om de begynner å bli slitne. 

Den beste måten å holde konsentrasjonen oppe på, er å legge inn korte, regelmessige pauser med servering av te, kaffe og mineralvann samt snacks og frukt for å holde blodsukkeret stabilt gjennom dagen. 

Man skal aldri undervurdere betydningen av mat og drikke på en konferanse! Ikke bare er det en kilde til trivsel, det er også helt nødvendig for at kropp og hode skal fungere. Innimellom vil det også være behov for noen lengre pauser slik at deltakerne får god tid til å spise lunsj og mingle og bygge videre på sine relasjoner, noe som er svært verdifullt. Mange går på konferanser utelukkende for å bygge nettverk, og det er viktig å legge til rette for dette gjennom dagen. På den måten får man større utbytte av konferansen og vil lettere kunne gå på med ny frisk når man er tilbake på kontoret. Med andre ord – mette og fornøyde deltakere er oppskriften på en vellykket konferanse.

Les mer

Konferanselokaler Oslo
Messe