Messe
Skal du og din bedrift arrangere eller delta på en messe? Det er i så fall en fin anledning til å få vist fram hva bedriften står for. Her er noen tips til hva man bør fokusere på for å oppnå et vellykket resultat på messen.
Årlig blir det arrangert rundt tusen messer i Norge. Det kan være snakk om lukkede fagmesser eller åpne arrangementer som reiselivsmesser, hagemesser eller produktmesser av alle slag. Her møter man både kunder og konkurrenter og får anledning til å vise fram sine produkter og hva bedriften står for. Men for å kunne skille seg ut blant andre utstillere gjelder det å ha et gjennomarbeidet og konkurransedyktig konsept. Derfor er planleggingen svært viktig for å kunne oppnå det resultatet man ønsker. Står du som arrangør, trenger du et godt apparat rundt deg til å bistå deg i både planleggingen og gjennomføringen. Vi skal se nærmere på hvordan begge parter kan få det meste ut av messen.
Våre messelokaler: Oslo Event Hub Stratos Nedre Løkka Bygdøy Allé 3
De to siste er mindre lokaler som er perfekte for en mindre produktlansering eller lignende.
Sørg for at messelokalet er romslig, og at deltakerne har god plass til å bevege seg mellom standsene.
Hvordan planlegge en messe?
Det er tre faser som ligger til grunn for en vellykket messedeltakelse, og det er planlegging, gjennomføring og oppfølging. Den viktigste fasen er planlegging, derfor vier vi mest plass til den her. Har man ikke planlagt godt nok i forkant, vil man kanskje miste kunder som følge av tilfeldigheter og lite aktiv deltakelse på selve standen. I dag skjer markedsføring gjerne gjennom nettet, mens man på en messe får anledning til å møte kunder og bransjefolk ansikt til ansikt, og dermed mulighet til å forklare i større grad hva produktet er eller hva tjenesten består i. På den måten skaper man en viktig arena for salg og interesse.
Kundene kan ta varene i nærmere øyesyn, og vil kunne gi en bedre tilbakemelding på produktene. Med andre ord – å delta på en messe gir en unik mulighet for deg eller bransjen til å øke kunnskapene om kundens behov. Samtidig får man som deltaker et større innblikk i hva andre driver med, noe som også er nyttig når man skal planlegge videre produksjon eller sette seg et nytt mål.
Konkurranse er med på å gi ny giv og økt motivasjon. Når man går i gang med å planlegge firmaets deltakelse på messen, er det derfor viktig å finne ut hvordan man kan skape blest omkring produktet eller tjenesten. Først og fremst handler det om å ha et tydelig og klart budskap eller mål; hva ønsker dere å presentere, og hvorfor? Så snart dette er formulert, kan du gå i gang med å tenke ut hvor stort areal dere trenger til standen. Hvordan bør dere disponere arealet for å tiltrekke kunder og gjøre produktene synlige? Hva slags utforming skal standen ha for å skille seg mest mulig ut?
Det er lurt å tenke nøye over plassering av eventuell tekst og bilde for å få fram det ønskede budskapet og samtidig gjøre standen til en hyggelig møteplass for både kunder og bransjefolk. Det går også an å leie inn et reklamebyrå til å hjelpe seg med dette. Hvis dere har erfaring med messedeltakelse fra før, kan dere også se på hva som fungerte sist, og hva som ikke fungerte. Var det stor interesse for produktene dere la fram? Hvis ikke, kan det gjøres på en bedre måte? Ettersom en messe er en viktig arena for markedsføring, vil det alltid være lurt å ha gratis vareprøver liggende framme slik at potensielle kunder kan ta dem med seg, kjenne på dem og bli nysgjerrige på produktet. Brosjyrer og annet materiell bør lages og plasseres på et strategisk sted, og sørg også for at dere annonserer i messekatalogen.
Tips til deg som skal arrangere messe
Dersom du selv skal arrangere en messe, er det først og fremst omgivelsene rundt arrangementet som står i fokus. Vil du skape en best mulig atmosfære for deltakerne, så let deg fram til et messelokale som oppfyller de kravene du har for din type messe. Det finnes et stort utvalg av lokaler som blir brukt til messer av ulike slag. Noen av dem kjenner du kanskje til, men andre og nyere steder kan være vel så egnet – det gjelder å lande på et lokale i riktig størrelse og med gode fasiliteter.
Når det gjelder beliggenhet, kan det være lurt å sjekke ut hvilke messelokaler som ligger sentralt i Oslo. Fordelen med det er at Oslo er et knutepunkt for kollektivtransport slik at deltakere og publikum kommer seg raskt til messen. Hoteller er det også mange av i sentrum for dem som har behov for overnatting. I tillegg finner man alt man kan trenge til messen innenfor en kort radius, om det skulle være noe man mangler.
Ta deg gjerne en tur til lokalet du har sett deg ut for å gjøre deg kjent med forholdene der. Er takhøyden og belysningen god, og finnes det en foajé eller et sted for mingling og møter? En hyggelig og oversiktlig arena er viktig for både deltakere og publikum når de skal oppholde seg på en messe i mange timer – og kanskje til og med dager. Så snart valget er tatt, kan du sende ut et tilbud om standplass med prisoversikt til de ulike deltakerne, og deretter lage en skisse over planløsningen. Her kan du høre om lokalet har noen gode tips. De fleste messelokaler har prosjektteam som tar seg av all den praktiske og tekniske tilretteleggingen. På den måten kan man som arrangør vie tiden til det overordnede programmet, utstillerne og eventuelle aktiviteter i forbindelse med messen. Mange lokaler leier dessuten ut både
standvegger og innredning, står for transport og lagerplass og alt hva du ellers måtte ha behov for. I tillegg kan de være behjelpelig med å bestille og levere mat direkte til standen via sine cateringkontakter. Et hjelpsomt personale er med på å gjøre totalopplevelsen bedre, ergo har det mye å si hvordan man blir mottatt i messelokalet.
På Gamle Museet er det god plass til stands, og egne områder som passer til mingling og en pust i bakken for deltakerne.
Stor eller liten messe? Vi har lokaler i alle størrelser
Vi har messelokaler i ulike størrelser og til ulik bruk. Skal du arrangere en større messe, er Oslo Event Hub i Kvadraturen det rette alternativet. Her har du et eget område for stands og mingling, i tillegg til to store saler som kan brukes til foredrag og presentasjoner. Catwalk har de og, så her ligger alt til rette for en vellykket messe.
Skal du arrangere en mindre messe eller produktlansering, kan vi anbefale Stratos, Bygdøy Allé 3 og Nedre Løkka – hvert sted har sitt unike særpreg. Alle stedene våre har toppmoderne teknisk utstyr, gode fasiliteter og tilbud om ekstra aktiviteter.
Hva er fordelene med å legge messen til Oslo sentrum? Først og fremst er det en super messeby med kompakt sentrum og kort vei til de fleste konferanse- og møtelokaler. Du finner også mange hoteller i nærheten, og har tilgang på kollektivtransport døgnet rundt. Det er derfor enkelt for messedeltakerne å ta seg en runde i byen etter endt dag.
Etter den faglige biten kan man legge opp til mingling og en liten recap før dagen er helt over. I tillegg til rene utleielokaler, har vi også en restaurant og flere barer i vår “familie” som man kan reservere til felles middag og en liten feiring. Vil man ha det helt casual med en afterdrink og kanskje litt fingermat, er cocktailbaren F6 på Solli plass et fint alternativ. Dette er et intimt og hyggelig lokale med plass til 40–90 personer i den skjermede delen. Ønsker dere en litt mer uformell setting, er den historiske baren Justisen på Youngstorget helt perfekt. Begge steder er det mulig å forhåndsbestille tapas eller fingermat. Natteravner som vil ut og danse, kan avslutte kvelden på nattklubben IVY – også den ligger sentralt ved Solli Plass.
Hvilke behov har du?
Når du leier lokale til messe eller produktlansering hos byOSLO, vil en personlig planlegger hjelpe deg med å planlegge arrangementet og koordinere alle leveranser og bestillinger.
Kontakt oss for å gå gjennom behovene dine over en kaffe.
Gjennomføring av selve messen
Når alt det praktiske er på plass og messen kan starte, bør man tenke nøye gjennom hva det faktisk innebærer å ha en stand på messe. Her vil du og kollegene dine møte mange ulike mennesker i løpet av dagene, fra tidlig formiddag til sent på kveld. Det gjelder å være opplagt, for det blir mange timer å stå oppreist og dere vil sannsynligvis prate med mange ukjente mennesker. Mange setter opp en vaktordning for å klare å holde tempoet oppe gjennom hele dagen. Dere bør være nok folk på plass gjennom hele dagen for å være tilgjengelig for nysgjerrige deltakere, så del opp de ansatte i to eller tre team for å dekke hele dagen.
Som arrangør er det viktig å ta runden for å se til at alle har det de trenger til messen, at de er fornøyd med fasilitetene og at alt går som det skal i henhold til programmet. For messedeltakerne er det viktig å fremstå som en helhet utad, gjerne med samme antrekk og en synlig logo som signaliserer hvem man er. At standen er ryddig og ordentlig er en forutsetning for å skape en hyggelig møteplass. I tillegg er det viktig å være imøtekommende, aktiv og positiv overfor alle som besøker standen, uten å virke pågående. La kunder og publikum få et godt inntrykk av bedriften og det dere står for.
En messe handler jo i første rekke om å knytte nye kontakter og markedsføre sine produkter eller tjenester på en levende måte. Prøv å kartlegge kundens behov og gå smidig fram for å vekke interesse. For å tiltrekke seg flest mulig kunder kan man dessuten lokke med både rabatter, gode messetilbud og konkurranser. Ved konkurranser kan man ha lister liggende framme der de som deltar, skriver seg opp. Å innhente kontaktinformasjon er nødvendig når man skal følge opp kundene i etterkant av messen, så ha gjerne også en bolle klar til visittkort. Ha fokus på kunder og besøkende, men gi dem også tid og ro til å rusle rundt i sitt eget tempo.
Oppfølging etter messedeltakelsen
Når messen er over, bør dere sette dere ned og foreta en evaluering av arrangementet.
Klarte dere å presentere bedriften på en optimal måte og skape interesse? Gå gjennom medarbeidernes erfaringer på standen. Hvordan var tilbakemeldingene fra kunder og besøkende? Var det noe som burde vært gjort annerledes? Har dere klart å holde dere innenfor budsjettet, og hvor mye skal eventuelt settes av til videre oppfølging? Til sist bør dere følge opp dem som skrev seg på konkurransen og sørge for å holde kontaktene varme. Ta en ringerunde til de som la igjen visittkort eller skrev seg opp på interessentlisten. Det er lurt å gjøre dette så raskt som mulig etter messen, for da husker folk dere bedre og vet hvem dere er. Det er først når man klarer å holde på potensielle kunder at man får belønning for det arbeidet man har lagt ned. Med andre ord – god planlegging, gjennomføring og oppfølging er alle viktige faser for å få mest mulig ut av messen og skape suksess